Cuaderno de cargos y condiciones

Para asociaciones, círculos o federaciones nacionales interesados en organizar reuniones del Comité Ejecutivo o Congresos de AIPS América.

REUNIONES DE COMITE EJECUTIVO

Condiciones obligatorias

1.- Programa: Las reuniones Deben contemplar dos jornadas  de trabajo y una para actividades complementarias como Seminarios, visitas a instalaciones deportivas, reuniones con autoridades locales, etc.

2.- Pasajes aéreos: Las Asociaciones, Círculos o Federaciones organizadores de la reunión, deben entregar Tickets aéreos ida y vuelta en clase económica, con tasas aeroportuarias incluidas, a cada uno de los 9 (nueve) miembros del CE, a saber: Presidente, Primer Vicepresidente, Secretario General, Vicepresidente Norte/Centro América y el Caribe, Vicepresidente Sudamérica, Tesorero, Protesorero, Prosecretario y Miembro.

3.- Hospedaje: Las Asociaciones, Círculos o Federaciones deberán comprometerse a dar como mínimo tres noches de alojamiento en habitaciones individuales para cada uno de los miembros del CE, más una suite para el representante de AIPS.
El desayuno debe estar incluido. Los gastos extras quedan a cargo de los ocupantes de las habitaciones, salvo mejor parecer de la organización.

4.- Comidas y traslados: La alimentación y la transportación interna de los miembros del CE y del delegado de AIPS deben estar cubiertas en su totalidad por la parte organizadora.

5.- Trabajo: Las sesiones de trabajo a ser distribuidas en dos días, deben contemplar un mínimo de siete y un máximo de nueve horas de extensión. Las mismas se realizarán en un ambiente apropiado para el efecto, siendo primordial la privacidad, la acústica y la comodidad.

6.- Equipamiento y logística: La sala de trabajo debe contar con: Amplificación de sonido, cañón para proyección de imágenes conectado a un computador con Internet, señal wi fi, soporte técnico y asistencia logística en materia de papelería, reproducción de copias, impresión de textos e imágenes, además de la provisión al final del evento de un archivo de fotos, videos y documentos para todos los participantes, contenidos en un Dvd o pen drive.

En los casos en que existan miembros del CE cuya lengua materna no sea el español, deberá preverse la traducción simultánea de las sesiones a los idiomas oficiales de la entidad, que son el inglés y el francés, debiendo agregarse asimismo el portugués.

Condiciones opcionales

En caso de ser posible, lo cual puede llegar a ser decisivo en la toma de decisiones en el otorgamiento de las sedes, la organización local puede contemplar lo siguiente:

1.- Pasajes aéreos para Miembros de Comisiones: La entrega de Tickets aéreos para los 6 (seis) miembros de la Comisión Fiscal y el Tribunal de Honor.

2.- Pasaje aéreo para representante de AIPS: La entrega de un ticket aéreo para el representante de AIPS.

3.- Hospedaje, alimentación y traslados: Para los miembros de las comisiones y el representante de AIPS.

4.- Toda situación no contemplada en este reglamento será resuelta por el Comité Ejecutivo de AIPS América o, en caso de urgencia extrema, por el Buró del Comité Ejecutivo de AIPS América

CONGRESOS

Condiciones obligatorias

1.- Programa: Debe contemplar dos jornadas de trabajo para el desarrollo del Congreso propiamente dicho, una más para una sesión del Buró o el CE de AIPS América , y una cuarta para actividades complementarias como Seminarios, visitas a instalaciones deportivas, reuniones con autoridades locales, etc.

2.- Pasajes aéreos:

a) Tickets ida y vuelta en clase económica, con tasas aeroportuarias incluidas, para un delegado (que sea poseedor de tarjeta AIPS) de cada uno de los países de América que se encuentren al día con sus membresías en AIPS.

b) Tickets ida y vuelta para los componentes del Buró de AIPS América (Presidente, Primer vicepresidente, Secretario General y Tesorero).

3.- Hospedaje:

a) Mínimo tres o cuatro noches de alojamiento en habitaciones individuales o dobles para cada país en condiciones de tomar parte del Congreso.

b) Mínimo de tres o cuatro noches de alojamiento en habitaciones individuales para los cuatro miembros del Buró de AIPS América

c) Mínimo de tres o cuatro noches de alojamiento en suite, para un representante de AIPS.

El desayuno debe estar incluido. Los gastos extras quedan a cargo de los ocupantes de las habitaciones, salvo mejor parecer de la organización.

4.- Comidas y traslados: La alimentación y la transportación interna de los delegados de cada uno de los países, de los miembros del Buró del CE y del delegado de AIPS deben estar cubiertas en su totalidad.

5.- Trabajo: Las sesiones de trabajo a ser distribuidas en dos días, deben contemplar un mínimo de siete y un máximo de nueve horas de extensión, sobre todo en caso de Congresos en los que se realicen elecciones de autoridades. Las mismas se efectuarán en un ambiente apropiado para el efecto, siendo primordial la privacidad, la acústica y la comodidad.

6.- Equipamiento: La sala de trabajo debe contar con: Amplificación de sonido, cañón para proyección de imágenes conectado a un computador con Internet, señal wi fi, soporte técnico y asistencia logística en materia de papelería, reproducción de copias, impresión de textos e imágenes, además de la provisión al final del evento de un archivo de fotos, videos y documentos para todos los participantes, contenidos en un dvd o pen drive.

En los casos en que estén presentes delegados de países cuya lengua materna no sea el español, deberá preverse la traducción simultánea de las sesiones a los idiomas oficiales de la entidad, que son el inglés y el francés, debiendo agregarse asimismo el portugués.

Condiciones opcionales

En caso de ser posible, lo cual puede llegar a ser decisivo en la toma de decisiones en el otorgamiento de las sedes, la organización local puede contemplar:

1.- Pasajes aéreos para la totalidad de los miembros del CE de AIPS América:

2.- Pasajes aéreos para miembros de Comisión Fiscal y Tribunal de Honor.

3.- Pasaje aéreo para representante de AIPS:

4.- Hospedaje, alimentación y traslados: Para todos los integrantes del CE, de las comisiones y el representante de AIPS.

5.- Toda situación no contemplada en este reglamento será resuelta por el Comité Ejecutivo de AIPS América o, en caso de urgencia extrema, por el Buró del Comité Ejecutivo de AIPS América.